MANAJEMEN KANTOR HUKUM

Official Website : www.bangjunlaw.com

Latar Belakang Masalah

Pembahasan mengenai manajemen Kantor Hukum sebelumnya sesuatu yang  dianggap tabu  di Indonesia. Pada umumnya sebagaian Advokat yang memiliki kantor Advokat  umumnya tidak ingin “ rahasia dapurnya “diketahui oleh orang lain. Khususnya advokat lain sebagai kompetitor. Padahal pembahasan ini sangat penting dalam rangka profesionalisme advokat itu sendiri bagaimana cara terbaik untuk mengembangkan dan memajukan kantor hukumya masing-masing dan meningkatkan profesionalitas dari masing-masing anggota law firm untuk mengembangkan kualitas peningkatan sumber daya yang mumpuni dari masing-masing anggotanya.Dan dirasakan sangat penting sekali dalam manajemen kantor hukum karena para advokat sangat terasa sekali ketika menghadapi krisis global antara pendapatan dan pengeluaran kadang-kadang dirasakan tidak sebanding bahkan kurang/merugi dengan manajemen yang kurang baik setidaknya kita dapat mengontrol lebih baik /memanage lebih baik tidak hanya dari segi finansial semata tetapi lebih tertuju pada  pada peningkatan sumber daya yang berkualitas, maka dalam hal ini yang perlu sekali kita perhatikan bahwa prinsip-prinsip organisasi dan manajemen perlu diperhatikan, menurut pendapat Buchari Zainun antara lain :

1.Kebijaksanaan yang menjadi tujuan organisasi sudah harus ditentukan terlebih dahulu.

2.Bahwa semua pekerjaan sudah harus diperinci,direncanakan, serta diatur secara sistematis.

3.Bahwa tugas , kewajiban ,dan tanggungjawab para anggota sudah harus diperinci sejelas-jelasnya.

4.Pemberian tugas dan kewajiban harus pula disertai wewenang yang seimbang.

5.Bahwa perlu adanya struktur organisasi dalam bentuk gambar dan bagan serta hubungan – hubungan wewenang dan tanggungjawab masing-masing anggotanya.

6.Diperlukan adanya pemimpin organisasi / bagaian organisasi yang memenuhi syarat kecakapan yang sesuai

7.Kegiatan organisasi harus disesuaikan dengan kebutuhan tuntutan dan situasi.

8.Diperlukan kesatuan komando sebagai kesatuan pimpinan untuk dibuat sebagai pedoman bagi para bawahannya.

Dalam konteks kantor hukum atau law firm, para partner mungkin memiliki anggapan bahwa kantor hukumnya memiliki sejumlah lawyer yang merupakan lulusan universitas yang ternama dan mampu menyelesaikan tugas pekerjaannya dapat diselesaikan dengan baik, dan anggapan ini sebenarnya kurang benar karena makin banyaknya kompetitor dari masing-masing lawyer.

Persoalan mutu sebenarnya sangat relevan bagi dunia praktek pemberian jasa hukum, karena pada dasarnya klien kita semakin lebih selektif untuk memilih advokat untuk menangani perkaranya yang dianggap dapat memberikan pelayanan yang sesuai dengan keinginan klien. Kantor hukum harus peduli dengan persolan jasa hukum yang diberikan dengan kualitas mutu yang baik dan mau melakukan berbagai upaya terencana untuk mewujudkan pelayanan jasa hukum yang bermutu tinggi, karena kantor yang tidak mau melakukan upaya-upaya peningkatan mutu jasa peleyanan hukum yang diberikan mereka akan tertinggal dari kantor hukum lainnya. Jasa hukum yang diberikan oleh seorang advokat harus dapat dipertanggungjawabkan kepada seorang klien yang memberikan kepercayaan kepadannya.Jasa hukum yang diberikan harus memenuhi semua peraturan dan mematuhi kode etik. Law firm harus dapat menerima kenyataan bahwa klien berhak menentukan tingkatan mutu dari jasa hukum yang diinginkannya dan tidak jarang pula klien berani membayar honor tinggi kepada seorang advokat hal ini dikarenakan lawfirm tersebut dianggap mampu memberikan Jasa Hukum yang bermutu tinggi. Semakin tinggi kompleksitas suatu persolan hukum semakin tinggi pula mutu jasa hukum yang diinginkan klien.

Untuk mengelola suatu lawfirm adalah bukan pekerjaan yang mudah, karena lawyer adalah profesional yang dididik untuk menjadi pandai dan mandiri. Mereka adalah profesioanal-profesional yang diharapkan mampu untuk menjadi problem solving dari berbagai macam kasus yan ditanganinya. Banyak hal tentunya yang ingin diraih untuk peningkatan visi dan misi yang dapat diraih oleh kantor hukum /lawfirm tersebut, baik melakukan training-training untuk meningkatkan sumberdaya manusiannya, etika bekerja dalam law firm, menentukan kualifikasi lawyer yang dibutuhkan sesuai dengan jenis jasa hukum yang telah ditentukan , apakah menangani  perkara  dari klien tersebut untuk ditangani oleh seorang advokat  tersebut tertentu saja misalnya litigasi, pidana , perdata atau lebih terspesialisasi lagi seperti pasar modal, perbankan,perburuhan atau tenaga kerja dan pertambangan/energi. Kualitas seorang advokat ditentukan juga oleh dirinya sendiri yaitu kepribadian, kesungguhan, kerja keras, nalar dan kemampuan intelektual advokat itu sendiri.

Perumusan masalah

1. Sejauh mana manfaat yang dapat diperoleh dengan mengelola manajemen kantor advokat sehingga  kelangsungan kantor hukum dapat berjalan sesuai dengan harapan yang diinginkan oleh pendirinya

2. Kendala-kendala apa saja yang dapat menyebabkan berdirinya kantor advokat tidak dapat berjalan sesuai apa yang diharapkan

3. Apakah faktor peningkatan kualitas dari seorang advokat  juga diperlukan dalam pelaksanaan kegiatan kantor hukum

Tujuan dan kegunaan penulisan

Tujuan yang hendak dicapai dalam penulisan makalah ini adalah :

1.  Sebagai salah satu sarana untuk mengembangkan ilmu yang diperoleh dari bangku perkuliahan dengan praktek yang terjadi di masyarakat

2.  Untuk kepentingan Ilmu Pengetahuan dan Para Praktisi

Sumber Data

1. Data primer

Data primer merupakan data yang diperoleh dari pengalaman penulis , selama menangani seorang klien.

2. Data Sekunder

Data Sekunder adalah merupakan data yang diperoleh dengan membaca buku literatur, materi dari perkuliahan dari seorang dosen .

Fakta , Dasar Hukum dan Landasan Teori

Uraian Fakta

Bahwa diakui atau tidak, managemen kantor adalah sangat diperlukan dalam proses berlangsungnya sebuah kantor hukum karena paling tidak sebuah kantor hukum yang baik diperlukan /dibutuhkan orang-orang yang mampu mengelola kantor hukum agar dapat berjalan dengan baik dan dibutuhkan seorang leader yang mumpuni , sehingga klien dapat merasakan jasa hukum yang diberikan oleh seorang advokat . Wajib hukumnya bagi sebuah kantor hukum untuk menghasilakan jasa Layanan Hukum yang bagus , Excellent, tepat waktu, dan valid sesuai dengan masalah yang ditanyakan klien. Atas`dasar itu kantor hukum juga harus bertindak sebagai pemberi jasa hukum yang profesional berdasarkan standar profesi dan kode etrik yang berlaku.

Hal ini adalah penting dan perlu ditekankan, karena bagaimanapun advokat harus harus selalu ikut berpegang pada kode etik profesi organisasi dimana advokat itu sebagai anggotanya, apabila hasil pekerjaan kita bagus nantinya diharapkan orang akan menilai bahwa kita layak mendapatkan penilaian yang positip dari seorang klien. Manajemen Kantor Hukum dalam praktek meliputi bidang-bidang antara lain: Manajemen sumber daya manusia, Manajemen administrasi umum dan perkara, Manajemen administrasi perkara, manajemen penanganan perkara, manajemen sistem informasi dan manajemen pemasaran.Dan fungsi dari seorang manager adalah merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan dan mengawasi alokasi dari seluruh sumber daya manusia, bahan baku, keuangan dan informasi dalam rangka mencapai tujuan perusahaan atau organisasi dan fungsi dasar seorang manager adalah melakukan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan.  

 Ruang lingkup manajemen

1. Manajer Fungsional ( Functional Manager ) adalah manager yang memiliki keahlian dalam satu bidang misalnya pemasaran, keuangan, operasi dan lain-lain rentang aktifitas manager fungsional lebih terbatas atau lebih sempit.

2. Manager umum ( General Manager ) adalah rentang aktifitas manager umum lebih luas , ia harus memiliki beberapa keahlian khusus dari segi level, biasannya manager umum memimpin beberapa manager fungsional.

Kendala-kendala yang muncul berdirinya kantor advokat tidak sesuai yang diharapkan antara lain , bahwa kantor hukum dapat kita kategorikan dalam tiga hal yaitu:

1. Kantor hukum baru/ kantor hukum muda . Hal ini penting sekali karena kalau kantor hukum kita muda ,kecil kemungkinannya bagi kantor kita untuk dipilih klien tetapi kita tidak boleh kecil hati karena rezeki itu ada di Tangan Tuhan dan kita tidak boleh pesimis dan harus optoimis.

2. Kantor Hukum yang sudah Dewasa, biasanya kantor Hukum itu sudah punya nama. Disitu biasannya mereka tidak memilih dan mencari klien namun dia dipilih dan dicari klien.

3.  Advokat adalah orang yang berprofesi memberi jasa hukum baik di dalam maupun diluar pengadilan yang memenuhi syarat berdasarkan ketentuan undang-undang dan jasa yang dapat diberikaqn oleh seorang advokat dapat berupa konsultasi Hukum, Bantuan Hukum, menjalankan kuasa,mewakili,mendampingi, membela dan melakukan tindakan hukum lain untuk kepentinagan hukum klien apabila begitu besar kepercayaan yang diberikan oleh seorang klien kepada seorang advokat apabila kepercayaan itu disalahgunakan oleh advokat , maka lambat laun klien akan berpaling dan sulit sekali seorang klien untuk percaya untuk menangani perkara.

4.      Begitu juga klien yang selama ini memberi kepercayaan kepada kita dapat juga menjadi bumerang bagi kita sebagai seorang advokat , karena kadang-kadang informasi yang dioberikan oleh seorang klien kepada advokat tidak selamannya benar 100 %, karena tidak jarang klien juga juag suka membohongi kita ketika memberikan informasi yang tidak benar.

Dalam pengembangan sumber daya manusia seorang advokat tidak langsung menjadi seorang advokat mereka harus magang terlebih dahulu kepada seorang advokat yang lebih senior atau mentornya . Lawyer belajar “ rahasia “ profesinya misalnya tentang pembuatan kontrak, negoisasi kontrak dengan melihat mentornya bagaimana melekukan hal tersebut. Dan Undang-undang no. 18 Tahun 2003 tentang Advokat mensyaratkan magang selama 2 tahun berturut-turut di kantor hukum bagi mereka yang ingin menjadi advokat. Dan dalam kantor yang sudah baik biasannya dilakukan program training dilakukan dalam dua tahap tahap Training pertama selama 3 bulan dan bagi yang memenuhi syarat akan akan diberikan training kedua selama 3 bulan . Selama training para trainee mengikuti program training yang intensif seminggu 4 kali , yaitu 2 kali training Bahasa Inggris dan 2 kali Training materi hukum. Selebihnya training dilakukan melalui keterlibatan dalam pekerjaan.Setelah perekrutan sebagai junior associate , maka para junior associate dilibatkan dalam area praktek tertentu di bawah satu mentor atau lebih. Selanjutnya para associate itu mengembangkan kemampuan melalui keterlibatan dalam pekerjaan / kasus, pertemuan mingguan area praktik dan pelatihan reguler baik in house  maupun mengikuti seminar di luar

Dasar Hukum

1.   Undang- Undang no. 18 Tahun 2003 Tentang Advokat
2. Petunjuk Tekhnis Pelaksanaan Peraturan Perhimpunan   Advokat   Indonesia no. 1 Tahun 2006 Tentang Pelaksanaan Magang untuk Calon Advokat
3.  Keputusan Dewan Kehormatan Pusat Perhimpunan Advokat Indonesia nomor.2 Tahun 2007 Tentang Tata Cara  Memeriksa dan Mengadili Pelanggran Kode Etik Advokat Indonesia.

Landasan Teori

Manajemen mempunyai banyak fungsi yang berbeda , namun perbedaannya tidaklah terlalu mendasar antara kehidupan bisnis dan yang satu dengan yang lainnya. Bentuk daripada fungsi-fungsi tersebut diatas ditentukan oleh kebutuhan-kebutuhan khusus administrasi tersebut, walaupun tetap mengacu kepada prinsip-prinsip manajemen.

Tiap Kantor Hukum membutuhkan fungsi-fungsi tersebut diatas sesuai dengan sifat hubungan dengan klien, dengan bidang praktek hukum yang digelutinya serta kapasitas daripada personel dan manajemennya.

Fungsi Manajemen itu secara sederhana dalam empat aspek antara lain :                              

1. Perencanaan ( Programming ) fungsin awal  manajemen adalah perencanaan yang menjadi pedoman kegiatan untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.

2. Pengorganisasian ( Organization ) adalah fungsi manajemen yang mengelompokkan orang / pegawai dan penentuan tugas para pegawai

3. Pengarahan ( Actuating ) adalah fungsi manajemen untuk mengarahkan dan memberi perintah . Fungsi ini dapat menghindari penyimpangan dan memudahkan manajemen untuk melakukan evaluasi

4. Pengendalian ( Evaluation ) adalah fungsi Mnajemen untuk meneliti perkembangan aktifitas yang telah direncanakan,memerlukan penyimpangan dan perencanaan tepat pada waktunya serta mengambil tindakan korektif atau penyimpangan yang terjadi sebelum hal tersebut terlambat dilaksanakan

Untuk mengembangkan sumber daya manusia menurut Jonathan S. Lynthon (1992) langkah-langkahnya sebagai berikut :

1.      Rekruitmen

2.      Gambaran Tugas

3.      Pengangkatan

4.      Pendidikan dan Pelatihan

5.      Interaksi

6.      Standar Kerja

7.      Kinerja

8.      Evaluasi Kerja

9.      Jenjang Karir

10.  Pengembangan dan Promosi

Konsep pengelolaan Sumber Daya Manusia yang berkaitan dengan karakteristik Advokat pada umumnya, memberikan gambaran sebagai berikut :

1.  Lawyer pada umumnya High Achievers dan Succes Oriented, sehingga seringkali takut gagal

2.  Memandang tinggi penghargaan yang diberikan kolega atau klien, karena takut terlihat bodoh

3. Cenderung mengontrol dan mempengaruhi akibat lebih memperhatikan hal-hal yang bersifat nyata

4. Sulit membangun rasa saling percaya diri antar sesama Advokat, sehingga terkesan menghindari resiko

5. Sering merasa tidak aman, terkesan kaku dan egois

6. Terbiasa berpikir dan bertindak focus dan Short Term, sehingga sering melewatkan hal-hal yang menguntungkan dalam jangka panjang hanya karena hasilnya tidak seketika

www.bangjunlaw.com